5|Seluruh arsip / berkas kepegawaian tersimpan secara sistematis dan aman sehingga memudahkan pihak-pihak yang berkepentingan untuk mencarinya jika diperlukan.
4|Seluruh arsip / berkas  kepegawaian ditata secara sistematis namun hanya dapat diakses oleh pihak yang bertanggung jawab mengelola tata naskah 
3|Seluruh arsip / berkas kepegawaian telah ditata dengan suatu metode namun bukan metode yang sistematis sehingga masih kesulitan dalam pengambilan dan pencarian 
2|Sebagian  arsip / berkas kepegawaian telah ditata namun masih ada berkas-berkas yang belum didokumentasikan dengan baik sehingga belum semua dokumen mudah diakses. 
1|Seluruh arsip / berkas pegawai hanya dikumpulkan tanpa ada sistem penataan sehingga tidak mudah dalam proses pencarian dan pengambilan 